Funkčně i personálně lze rozdělit rozvrhování do následujících celků:
- Přípravná fáze
- Vrchní rozvrhář + administrátoři - příprava číselníků (Parametry, RozvrhNG)
- Vrchní rozvrhář - generování lístků pro nový semestr (MetroNG)
- Tajemníci - příprava rozvrhových lístků (RL) (RozvrhNG)
- přiřazení RL k jednotlivým okruhům
- rozdělení kruhů na cvičení
- přiřazení vyučujících k jednotlivým RL ...
- Vyhotovení základní verze rozvrhu (MetroNG)
- Rozvrhová komise - rozvržení "velkých přednášek" a cvičení
- Vrchní rozvrhář - kontrola základní verze rozvrhu a její zveřejnění
- Konečná úprava rozvrhu (RozvrhNG)
- Katedry - konečná úprava rozvrhu v závislosti na konkrétním zájmu o jednotlivé předměty ze stran studentů a časových možností vyučujících
- dokončuje se průběžně během prvních měsíců semestru
Na různých školách a fakultách jsou zaběhnuté různé procesy a personální obsazení, proto lze jednotlivé fáze libovolně prolínat nebo opakovat. Všechny role s nastavenými pořebnými právy mají přístup vždy k aktuálnímu stavu rozvržení.
Pro funkčnost potřebnou pro vrchního rozvrháře musí mít uživatel přidělenu roli Vrchní Rozvrhář, pro funkčnost běžného rozvrháře musí mít uživatel přidělenu roli Rozvrhář.
Terminologie:
- Podklady pro rozvrh je míněno vytvoření příslušného počtu rozvrhových lístků pro každý vyučovaný předmět a přiřazení studijních okruhů a učitelů. Součástí podkladů může být poznámka nebo požadavek (časový nebo prostorový) na rozvržení.
- Rozvržením je míněno umístění existujícího rozvrhového lístku do konkrétní učebny na konkrétní čas.