Pro správně provedený zápis jej třeba určit ročník studia daného studenta. Tento závisí na nastavení aktuálního akademického roku a studijním stavu studenta. Největší problém vyvstává v období před začátkem nového akademického roku, kdy již začínají první zápisy.
Mohou zde nastat tyto situace:
- Aktuální školní rok je shodný se školním rokem, ve kterém provádíte zápis
- pro studenty s aktivním studijním stavem je ročník studia roven jeho SROC
- pro studenty s neaktivním studijním stavem nelze určit ročník a tudíž ani provádět zápis
- Aktuální školní rok je o jeden nižší, než školní rok, ve kterém provádíte zápis - to znamená, že připravujete zápis pro nadcházející školní rok (obvykle v září)
- jestliže budoucí studijní stav je jedním z následujících (viz tabulka), je ročník pro zápis o jednu vyšší, než současný ročník
- pokud z nějakého důvodu nelze určit budoucí studijní stav, ale student má aktivní studijní stav, je ročník pro zápis o jednu vyšší, než současný ročník
- Ve všech ostatních případech nelze určit ročník pro zápis a tedy ani nelze zápis provést.
| Kód | Studijní stav |
| S | studuje |
| O | opakuje |
| D | podmíněný zápis |
| R | rozložený ročník - ISP |
| N | neurčeno |
| V | výjezd na stáž |