Uchazeče je možné hromadně rozdělit k přijímacím zkouškám. Rozdělení lze provést jednak v rámci třídění - např. uchazeče rozdělovat po 20 abecedně v rámci oboru, jednak podle přiděleného čísla skupiny.
Postup při hromadném rozdělování uchazečů ke zkouškám:
- z hlavního menu karty uchazeče se vyvolá volba Hromadné/Rozdělování ke zkouškám...
- zobrazí se okno Rozdělování ke zkouškám (viz obrázek), v němž se nastaví požadavky na rozdělování uchazečů
- nastavují se tyto údaje:
- rozdělování začít - v danou chvíli máte k dispozici podle zvoleného filtru určité uchazeče, skupinu můžete začít rozdělovat od prvního uchazeče v rámci filtru nebo od aktuálního uchazeče
- rozdělovat pro - výběr zkoušky, na niž se uchazeči rozdělují
- přerušit při změně
- místnost, distanční zkouška, komise, datum a čas - zde se zadají údaje, které jsou doplněny jednotlivým uchazečům.
(Distanční zkouška - "Poznámka k distančnímu způsobu konání zkoušky". Přesahuje-li text editační pole, najetím kurzoru na editační pole se zobrazí celý text. Lze použít pro tisk pozvánky, protokolu. Úpravy pozvánek a případně i protokolu je třeba řešit individuálně s jednotlivými fakultami, pokud se rozhodnou toto řešení používat.)
Položky lze vyplňovat i samostatně: pomocí zaškrtávátek (nalevo u položek) se zvolí, které z nich se budou při rozdělování ke zkouškám vyplňovat, nezaškrtnuté položky se budou při rozdělování ignorovat. Ve výchozím nastavení jsou položky nezaškrtnuté.
Pokud ale položka bude zaškrtnuta a nebude vyplněná, bude program tuto položku naplňovat prázdnou hodnotou (smaže původní vyplněné údaje). Před provedením je třeba akci potvrdit:
- minutový odstup (ústní zk.) - pro potřebu ústních zkoušek je možno zadáním tohoto odstupu určit každému uchazeči přesnou hodinu, kdy se má ke zkoušce dostavit
- přestávka - je možno zadat interval pro přestávku (např. na oběd nebo jako rezervu pro dohnání případného skluzu ve zkouškách)
- počet ke zkoušce - počet uchazečů přidělených ke specifikované přijímací zkoušce
Poznámka: Pokud zadáváte současně s minutovým odstupem, je třeba si dobře spočítat, kolik uchazečů chcete rozdělovat. Zadáte-li příliš velký počet, budou přiřazovány časy i během noci a následujících dnů až do vyčerpání zadaného počtu uchazečů. - barevně označená oblast - slouží k zobrazování průběžných informací o rozdělování
- náhradní termín - při jejím zatržení se v rámci generování zatrhne u příslušného termínu položka "NT". (Bude-li odškrtnuta, bude i u příslušného termínu položka "NT" odškrtnuta.)
- kliknutím na tlačítko Pracuj se spustí rozdělování uchazečů ke zkouškám
Pokud není zaškrtnutý žádný checkbox (místnost, distanční zkouška, komise, datum a čas), je uživatel upozorněn, že není co rozdělovat.
- v průběhu přidělování se prosvítí tlačítko Přeruš, jímž lze rozdělování přerušit
- v případě zatržení volby Část zkoušky je třeba vybrat kód z číselníku Části přijímací zkoušky.
- V tomto případě jsou z přidělování vynecháni přijatí uchazeči, tj. "Rozhodnutí děkana v 1. stupni" je jedno z "přijat(a) - ..."
Přeskakovat duplicity
Pokud více oborů na fakultě má stejné přijímací zkoušky, které se konají pro tyto obory společně, je třeba vyfiltrovat přihlášky těchto oborů a po zatrhnutí volby Přeskakovat duplicity se všechny přihlášky téže osoby z filtru pozvou naráz na jeden společný termín a z kapacity místnosti se odečte 1 osoba, i když přihlášek je více.
Tuto možnost po dohodě s Erudiem využívají fakulty 1.LF, 3.LF, LFP, FF, PEDF
Obecná doporučení pro rozdělování:
- nastavte si vhodný filtr a třídění
- zkontrolujte si na stránce Výběr, zda máte opravdu vybrané správné uchazeče
- pečlivě kontrolujte zadávané údaje o datu a místu zkoušky (zejména pokud je používáte např. při hromadné korespondenci při rozesílání pozvánek ke zkouškám)