K dnešnímu dni se jedná o dokumenty:
- POZV Pozvánka
- ROZH Rozhodnutí (o přijetí/nepřijetí)
- POZVZAP Pozvánka k zápisu
- ROZHOD Rozhodnutí o přijetí - odvolání rektor
Z důvodu evidování dokumentů o přijímacím řízení ve spisové službě je třeba pro tisk a odeslání "papírových dokumentů" následující postup:
Pokud VŠ/fakulta používá spisovou službu, uchazeč musí mít založen spis ve spisové službě!
1.) je třeba vygenerovat PDF verzi dokumentu, která se bude zobrazovat na záložce Odchozí dokumenty
- při generování bude mít písemnost přiřazeno ze spisové služby číslo jednací
- při generování PDF již budou v systému zaevidovány všechny potřebné údaje, které ovlivňují obsah písemnosti, tedy písemnost je "finální", předejte se tomu, aby dokument odeslaný uchazeči o studium a evidovaný ve spisové službě nebyly shodné.
ROZH "Rozhodnutí" a POZVZAP "Pozvánka k zápisu" lze vygenerovat buď jednotlivě, pro konkrétního uchazeče, popsáno Zde, nebo hromadně, všem vyfiltrovaným přihláškám, popsáno Zde.
ROZHOD "Rozhodnutí o přijetí - odvolání rektor" se generuje na rektorátu, při odvolacím řízení, hromadně u všech vyfiltrovaných odvolání tlačítkem "Export do PDF" pod seznamem odvolání, jednotlivě v detailu odvolání.
2.) vygenerované písemnosti je třeba stáhnout a uložit na disk počítače, ze kterého bude možno vytisknout na tiskárnu.
ROZH "Rozhodnutí" a POZVZAP "Pozvánka k zápisu" lze stáhnout buď jednotlivě, pro konkrétního uchazeče, na záložce Písemnosti, tlačítko "Stáhnout soubor", nebo hromadně, všem vyfiltrovaným přihláškám, menu Hromadné, Hromadné stažení (doručené/nedoručené).
ROZHOD "Rozhodnutí o přijetí - odvolání rektor" hromadně u všech vyfiltrovaných odvolání tlačítkem "Stažení PDF" pod seznamem odvolání, jednotlivě tlačítkem "Stáhnout soubor" na záložce "Odchozí dokumenty" v detailu odvolání.
Při akci Hromadné stažení doručených/nedoručených písemností je možnost volby, jestli se má do výsledného PDF souboru uložit:
- originál
- stejnopis
- oba výtisky
3.) otevřete uložený PDF soubor v programu, který používáte pro práci s PDF soubory a vytiskněte na tiskárně.