Na záložce Odchozí dokumenty (dříve "Písemnosti") se zobrazují vygenerované (Písemnosti), importované (Hromadný import písemností) či nahrané (tlačítko "Nahrát soubor") písemnosti.
Např.: Pozvánky k přijímacím zkouškám, Rozhodnutí, Výzvy, Usnesení... ), se kterými je možno dále pracovat.
Např.: Pozvánky k přijímacím zkouškám, Rozhodnutí, Výzvy, Usnesení... ), se kterými je možno dále pracovat.
Přes "Nastavení filtrů a třídění (F5)", tabulka: "Doručení písemností studentů a uchazečů" je možno nastavit filtr, které dokumenty se mají zobrazovat či nastavit, jak mají být odeslané dokumenty setříděny.
Nastavený filtr a třídění se zobrazuje pod seznamem dokumentů.
Názvy sloupců se liší podle toho, jestli fakulta používá nebo nepoužívá spisovou službu.
Fakulty UK se spisovkou:
- místo sloupce "Odesláno" se zobrazuje sloupec "Předáno SpSl"
- navíc se zobrazuje sloupec "Vypraveno SpSl"
- datum vypravení spisovou službou se přebírat ze spisové služby
Záložka "Odchozí dokumenty u fakulty bez spisovky
- Tlačítko Prohlédnout - otevře náhled zvoleného PDF souboru
Pokud na počítači, kde je spuštěn program Uchazeč, není nainstalován nějaký výchozí program pro prohlížení PDF, program nabídne uložení PDF souboru na disk počítače místo zobrazení náhledu. - Tlačítko Stáhnout soubor - uloží PDF soubor na disk počítače
- Tlačítko Vymazat soubor - soubor je možno vymazat jen do jeho odeslání k doručení
- Tlačítko Nahrát soubor - vyvolá formulář pro nahráni PDF souboru do DB.
- Nahrávací formulář obsahuje combobox pro výběr Typu písemnosti (dle tabulky TPISEMNOSTI) s ohledem na aplikaci, ve které se akce provádí (podle sloupce TPISEMNOSTI.PROGRAM). Typy písemností jsou členěny do skupin dle "nadskupiny" písemnosti (podle sloupce TPISEMNOSTI.NADSK).
- Je možno vybrat jeden PDF soubor z disku pomoci open dialogu, zobrazí se kompletní cesta k souboru pro vizuální kontrolu.
- Je možno elektronicky podepsat/zaheslovat či nově je možno podepisovat PDF dokumenty elektronickými podpisy pomocí certifikátů uložených na kvalifikovaném prostředku (USB tokenu/čipové kartě).
- Při zapnutém parametru "Povolit jen certifikáty nahrané na tokenu" (Parametry, záložka OSTATNÍ) na všech formulářích, kde se nachází možnost výběru elektronického podpisu pro PDF, dojde k skrytí sekce "Elektronicky podepsat PDF" (vybrat podpis uložený na disku)
- pokud program zjistí připojený kvalifikovaný prostředek pro podpis, automaticky se zaškrtne volba "Elektronický podpis"
Tato volba bude uživatelsky přístupná a lze ji před samotným vytvořením/importem PDF odškrtnout. - pokud bude na kvalifikovaném prostředku zjištěn pouze jeden podpis, bude automaticky vybrán a program nebude nabízet seznam k výběru podpisu
- Oboustranný tisk - u dokumentu s lichým počtem stránek přidá na konec dokumentu prázdnou stránku
- Připojit PDF soubor z disku - do generovaného/importovaného souboru na konec připojí obsah PDF souboru z disku
- Při pokusu o nahráni souboru do DB program prověří podle pole TPISEMNOSTI.MULTIKOD, jestli se daný typ písemnosti už pro vybraného studenta/uchazeče v DB nenachází a jestli jej může opakovaně nahrát. Pokud již existuje a typ písemnosti se nesmí nahrávat opakovaně, program na to upozorní hláškou.
- Další operace s nahraným souborem se provádí pomocí stávající funkcionality.
- Pro fakulty používající SpSl:
Při nahrání písemnosti se jí rovnou ze spisové služby přiřadí číslo jednací.
- Checkbox "Evidovat v ESS"
- defaultně je zaškrtnut. Při zaškrtnutí se importovaná písemnost přiřadí nové ČJ a písemnost se zaeviduje ve spisové sužbě
- při odškrtnutí se v dolní části formuláře načte seznam nevyřízených dokumentů ze spisu studenta/uchazeče s číslem jednacím, které ještě nejsou v SISu načtena. Nahrávaný dokument převezme ČJ vybrané písemnosti ze spisovky.
Při odškrtnutém checkboxu se nahraný dokument neodesílá do spisové služby!
Tuto možnost lze využít, pokud dokument již zaevidovaný ve spisové službě je třeba např.vypravit SISem!
- nahrání písemnosti ve formulář "Import písemnosti" nepůjde potvrdit, dokud nebude ze seznamu vybráno ČJ, které se má importované písemnosti převzít ze spisovky
- dojde k převzetí charakteristik písemnosti ze spisovky (hodnotaID, zdrojID, CJ)
- Tisk čár.kódu a ČJ v pravém horním rohu (Pro fakulty UK používající Spisovou službu od firmy T-mapy!)
- při zapnutém parametru "Tisk čár.kódu a ČJ v pravém hor. rohu" (Parametry, záložka Ostatní), se do importované písemnosti, do pravého horního rohu, vloží:
- čárkový kód přidělený spisovou službou
- pod čárkový kód číslo jednací
je třeba, aby uživatel měl na svém počítači nainstalovaný font pro čárkový kód code128
- Tlačítko Storno - vytvoří storno dokument odeslané písemnosti. Vytvořené storno se odešle studentovi, stejně jako písemnost, tlačítkem "Doručení".
O hromadném stornování podrobněji pojednává kapitola Hromadné storno písemnosti - Tlačítko Zobrazit storno umožňuje zobrazit vygenerované storno. U neodeslaného storna jsou funkční volby Exportovat/importovat storno PDF.
- Tlačítko Doručení/Vypravení
- u písemnosti ROZH "Rozhodnutí o PŘ" je toto tlačítko dostupné pouze u uchazeče, který na webu v přihlášce zaškrtl, že mu lze doručovat elektronicky prostřednictvím SIS.
- Tlačítko Doručení - nabízí se VŠ mimo UK a fakultám UK, které nepoužívají Spisovou službu od firmy T-mapy
- Scriptem doruceni.php se dokumenty fyzicky exportují z úložiště do souborového manažera a uchazeč si je může stáhnout na webu, v modulu "Přijímací řízení"
- Tlačítko Vypravení - nabízí se fakultám UK, které používají Spisovou službu od firmy T-mapy
- požitím tlačítka se soubor vypraví do spisové služby SpSl a uloží se do spisu uchazeče.
Scriptem doruceni.php se dokumenty fyzicky exportují z úložiště do souborového manažera a uchazeč si je může stáhnout na webu, v modulu "Přijímací řízení"
- Notifikace o nabytí právní moci dokumentu
- v potvrzovací hlášce při "Vypravení" písemnosti, která má v číselníku TPISEMNOSTI nastavenu právní moc, je nově checkbox "Informovat referenta o nabytí právní moci". Při jeho zaškrtnutí se po nabytí právní moci referentce odešle notifikace.
Vypravení písemnosti "Rozhodnutí o přijetí" ovlivňuje dodání podkladů potřebných k přijetí ke studiu na VŠ - podrobněji je popsáno Zde.
- U doručených souborů je možno Zobrazit doručenku
- Tlačítko Právní moc - popisuje kapitola Právní moc
- Tlačítko Tisk - umožňuje náhled písemnosti, tisk písemnosti na tiskárnu či vygenerování PDF souboru
- Tlačítko Rezervace ČJ (pro fakulty používající SpSl:) - číslo jednací je možno ve spisové službě rezervovat jen pokud:
- přihláška již nemá danou písemnost v nevypraveném stavu
- písemnost se bude zakládat poprvé
- písemnost je možno zakládat opakovaně
takto připravené číslo jednací bude uloženo v tabulce DORUCOVANI, ale nepůjde vypravit dokud nebude mít nahraný PDF soubor
- Nyní je možno si připravit dokument včetně přiřazeného čísla jednacího a pomocí tlačítka Nahrát soubor naimportovat do Uchazeče.
při importu musí být zatržena volba "Nahradit vybrané/poslední nedoručené PDF"
Takto naimportované soubory již půjdou vypravit!
Hromadnou rezervaci čísla jednacího popisuje kapitola dokumentace Hromadná rezervace čísla jednacího!
Sloupce "Požadované vypravení" PV a "Skutečné vypravení" SV
- "Skutečné vypravení" se přebírá ze spisové služby
- u fakult, které SpSl nepoužívají se vyplňuje jen sloupec "Skutečné vypravení" dle zvoleného způsobu
Sloupce nabývají hodnot:
- "D" - datová schránka,
- "P" - česká pošta do vlastních rukou,
- "S" - pomocí SISu,
- "O" - osobní předání,
- "R" - česká pošta doporučeně s dodejkou,
- "K" - kurýr,
- "V" - česká pošta do vlastních rukou (nevracet)
- "L" - česká pošta do vlastních rukou (nevracet; uložit jen 10dní)
- "U" - úřední deska,
- "C" - česká pošta doporučeně,
- "KD" - kurýr, datová schránka má přednost,
- "PD" - česká pošta do vlastních rukou, datová schránka má přednost,
- "RD" - česká pošta doporučeně s dodejkou, datová schránka má přednost,
- "CD" - česká pošta doporučeně, datová schránka má přednost.
U fakult používajících SpSl:
1. sloupec "PV" se doplní okamžitě po vypravení
2. sloupec "SV" bude plnit skript, který doplňuje datum vypravení ze spisovky
3. sloupec "PV" se nebude plnit zpětně, začne se plnit až po nasazení nové verze aplikací
4. sloupec "SV" se naplní i zpětně, ale jen pro písemnosti vygenerované od začátku roku 2020