1. Pomocí volby Hromadný import jedné písemnost vybraným uchazečům se všem vyfiltrovaným uchazečům (více o filtrování se dočtete Zde.) naimportuje písemnost, zvolená z číselníku Typy písemností (TPISEMNOSTI).
Otevře se dialogové okno obsahující:
- výběr typu písemnosti
- volbu PDF souboru uloženého na disku
- zatrhávátko možnosti "Nahradit poslední nedoručené PDF"
- volbu elektronického podpisu/zaheslování či možnosti podepisovat PDF dokumenty elektronickými podpisy pomocí certifikátů uložených na kvalifikovaném prostředku (USB tokenu/čipové kartě).
(u již elektronicky podepsaného dokumentu stačí deaktivovat zatržítko Elektronického podpisu)
- písemnost se bude importovat všem vyfiltrovaným uchazečům
- při zatržení Nahradit poslední nedoručené PDF pokud již uchazeč bude mít písemnost v SISu, ale ještě nebude odeslána, písemnost se přepíše
- pokud již uchazeč má odeslanou písemnost daného typu, záleží na nastavení položky MULTIKOD:
- při MULTIKOD='N', bude se při importu ignorovat
- při MULTIKOD='A', naimportuje se nová písemnost
- na konci importu se zobrazí report "Import proběhl v pořádku", pokud bylo vše v pořádku, nebo seznam uchazečů u kterým se import nezdařil s důvodem, proč se nezdařil
- při importu písemnosti většímu počtu uchazečů než 500 se zobrazí potvrzovací hláška, že chcete akci provést
2. Volbou Import ze složky je možno nahrát každému z vyfiltrovaných uchazečů jeho písemnost.
Otevře se okno Import písemností
- je třeba vybrat typ písemnosti (např. Pozvánka, Pozvánka na NT, Rozhodnutí, Pozvánka na zápis atd.)
- zvolit složku s připravenými soubory
- možnost nahradit vybrané/poslední nedoručené PDF
- program provede náhradu všech neodeslaných písemností podle počtu souborů v importní složce, které budou mít úplný formát názvu
- při zkráceném názvu souboru, pokud bude pro jednoho uchazeče více souborů, nahradí poslední neodeslanou písemnost prvním souborem v abecedě
- možnost odstranit neodeslané písemnosti
- program odstraní stávající neodeslanou písemnost daného typu a nehraje (pokud má typ písemnost povolen "MULTIKOD") všechny soubory uchazeče se zkráceným názvem z importní složky
- možno přidat elektronický podpis/zaheslovaný el.podpis
Název importovaných dokumentů ve složce musí mít následující tvary:
- úplný název souboru : "TPISEMNOSTI.KOD"-"DORUCOVANI.ID"_D-"DOCY.DOCID"_U-"UIDENT"_*.PDF
- zkrácený název souboru : "TPISEMNOSTI.KOD"_U-"UIDENT"_*.PDF
Např:
POZVZAP_U_696034_Novák.pdf
POZVNZ-1231_D-38168_U-713189_Konkova Kristina.pdf
Po ukončení importu se otevře okno Výsledek importu, kde bude buď informace, ze import proběhl v pořádku, nebo výpis chyb importu.
Pro fakulty používající SpSl:
Při nahrání písemností se jí rovnou ze spisové služby přiřadí čísla jednací.
Při nahrání písemností se jí rovnou ze spisové služby přiřadí čísla jednací.
Tisk čár.kódu a ČJ v pravém hor. rohu (Pro fakulty UK používající Spisovou službu od firmy T-mapy!)
- při zapnutém parametru "Tisk čár.kódu a ČJ v pravém hor. rohu" (Parametry, záložka Ostatní), se do importované písemnosti, do pravého horního rohu, vloží:
- čárkový kód přidělený spisovou službou
- pod čárkový kód číslo jednací
je třeba, aby uživatel měl na svém počítači nainstalovaný font pro čárkový kód code128