Okno pro zadání čísla webové přihlášky se vyvolá volbou Uchazeč-Nová přihláška z webu. Lze též použít klávesovou zkratku Ctrl+W či ikonku 
Do okna se zadá webové číslo přihlášky, které je vytištěné na přihlášce, kterou student poslal na školu.
Do okna se zadá webové číslo přihlášky, které je vytištěné na přihlášce, kterou student poslal na školu. Uživatel musí mít oprávnění s danou přihláškou pracovat. To je nastaveno:
- rolí uživatele,
- pokud uživatel pracuje jako referent, který má v Parametrech, v číselníku Referent vyplněnu položku "FILTR_WUCHA", musí přihláška splňovat podmínku filtru.
Nejdřív program zkontroluje, zda již neexistuje vyplněná přihláška se stejnou fakultou, druhem a formou studia a oborem. Když taková přihláška existuje, dál se nepokračuje, jen se o tom zobrazí hlášení.
Program zkontroluje, zda již není evidovaná osoba, která přihlášku podala. U osob, které mají rodné číslo, se osoba vyhledává podle rodného čísla. U ostatních cizinců se hledá podle data narození, pohlaví a občanství. Když se najde cizinec se stejnými údaji, můžete vybrat, zda je to ta správná osoba, nebo založit novou osobu.
Nápovědu pro tvorbu rodných čísel cizinců naleznete Zde.
Kontrola dle slovenského rodného čísla
- Od verze Uchazeče 21.0.0.136 byla přidána nová kontrola při přenosu elektronické přihlášky do Uchazeče:
- Kontrola se týká POUZE občanů SR narozených po 31.12.1992, kteří mají vygenerovaný rodný kód a v přihlášce vyplnili novou položku "Identifikátor osoby v zemi občanství" (tj. v případě SR se jedná o slovenské rodné číslo (dále jen "slovenské RČ").
- Slovenské r.č. se při přenosu do Uchazeče ukládá do osobních údajů uchazeče. Nezobrazuje se, nelze editovat, používá se pouze jako pomůcka pro výběr správné osoby.
- Při přenosu webových přihlášek do Uchazeče, které mají vyplněno "slovenské RČ", ale nevyplněné české rodné číslo, se tato položka použije pro ověření, zda již existuje osoba se shodným "slovenským RČ". Pokud ano, pro uložení přihlášky se automaticky použije tato osoba. Pokud ne, proběhne výběr vhodné osoby či pokyn k založení nové osoby, shodné s dosavadní praxí při ukládání přihlášky cizince.
- Při výběru vhodné osoby, má-li vybraná osoba jiné "slovenské RČ" než přenášená osoba, program toto oznámí a nedovolí vybranou osobu použít.
- Při výběru vhodné osoby, má-li vybraná osoba "slovenské RČ" vyplněno a přenášená osoba ne, zobrazí se kontrolní hláška se zobrazením "slovenského RČ" vybrané osoby a dotazem, zda se skutečně jedná o správnou osobu. Toto ověření proběhne i při ručním zadání nové přihlášky.
- Dále se "slovenské RČ" používá při opravě rodného kódu na rodné číslo, kde mezi novým českým rodným číslem a "slovenským RČ" musí platit:
- shodují se v prvních šesti pozicích
- neshodují se v posledních čtyřech pozicích
Dále se při zadávání přihlášky z Webu kontrolují rodná čísla
- u Čechů a Slováků, kteří mají vygenerované rodné kódy
- u všech uchazečů, v jejichž rodném čísle se vyskytuje pomlčka, čárka, tečka, lomítko, mezera nebo nesouhlasí délka RČ.
Má-li rodné číslo aspoň jednu z výše uvedených chyb, zobrazí se okno pro opravu rodného čísla, kde je také uvedeno jméno uchazeče a původní (tzn. špatné) rodné číslo. Po opravě se pokračuje v zadávání přihlášky obvyklým způsobem.
Postup při vyplnění:
- Pokud osoba neexistuje, zobrazí se formulář pro novou osobu s předvyplněnými osobními údaji z přihlášky.
- Oprava již existujících osobních údajů. U existující osoby program zkontroluje, zda jsou evidované osobní údaje stejné, jako na přihlášce. Když se evidované údaje a údaje vyplněné na přihlášce neliší, zobrazí se formulář pro opravu osobních údajů.
- Pokud se evidované údaje a údaje vyplněné na přihlášce liší, máte možnost vybrat, zda chcete zachovat evidované údaje nebo použít údaje z přihlášky. Zobrazí se okno, kde jsou zobrazeny lišící se údaje. Viz obrázek
- Nahoře v okně se zobrazuje informace, zda má převáděný uchazeč nějaký úvazek ("Má úvazek"/"Nemá úvazek").
- Pod touto informací o úvazku je seznam všech studií nebo hlášení, že není žádné studium. Když už osoba studovala, zobrazí se školní rok (není-li to aktuální rok), druh a forma studia, obor, ročník, studijní stav a referent.
- Pod tím se zobrazí údaje o osobě. Údaje jsou rozdělené do skupin, např. osobní údaje, telefon atd. Zobrazují se jen ty skupiny, ve kterých se některý údaj liší. Odlišné údaje jsou zobrazeny červeně.
- Vlevo jsou údaje z dosavadní evidence a vpravo údaje z přihlášky. Buď údaje z evidence nebo údaje z přihlášky jsou zobrazeny na žlutém pozadí. Žlutě podbarvené údaje se použijí v následující opravě osobních údajů.
- Když existuje studium se studijním stavem: studuje, opakuje, podm. zápis, rozložený ročník, přerušeno, bude opakovat nebo uzavřel studium, předpokládá se, že jsou správné údaje v evidenci a proto jsou na žlutém pozadí údaje z evidence. V opačném případě jsou na žlutém pozadí údaje z přihlášky.
- Vpravo od každé zobrazené skupiny je tlačítko. Po jeho stisknutí se změní, které údaje se budou brát do další opravy.
Např. Ve skupině o trvalé adrese byly na žlutém pozadí údaje zpřihlášky. Když se stiskne tlačítko vpravo od skupiny, zažlutí se údaje z evidence a převezmou se do opravy. - Každé tlačítko obsahuje podtržené písmeno, aby šlo okno obsluhovat bez použití myši, stisknutím Alt+písmeno.
- Telefon. Přihláška obsahuje pouze jeden telefon, kdežto v osobních údajích lze vyplnit 3 telefony: mobil a dva další. U existující osoby s vyplněným telefonem proto program zkontroluje, zda není telefon shodný s některým ze 3 telefonů uvedených u osoby. Když je telefon jiný, zobrazí se telefon z přihlášky s možností výběru, kam chcete telefon uložit, budete-li ho přebírat z přihlášky.
- Výběr, které skupiny chcete převzít z přihlášky, se potvrdí tlačítkem OK (Enter nebo Esc).
- Zobrazí se formulář pro opravu osoby, ve kterém budou červeně zobrazeny nadpisy údajů, které se jsou z přihlášky a jsou jiné než dříve evidované údaje. Mění-li se občanství nebo trvalý pobyt v ČR u osoby, která studuje, je potřeba vyplnit datum změny.
- Stisknutím tlačítka Návrat (případně zavřením okna "křížkem") se načtení webové přihlášky přeruší, přihláška se nepřenese do Uchazeče.
- Stisknutím tlačítka Ok se pokračuje editací osobních údajů.
- Založení nové osoby nebo opravu osobních údajů je potřeba potvrdit tlačítkem OK. Po stisknutí tlačítka Návrat se dále nepokračuje, nová osoba se nezaloží, resp. se neprovedou změny u osoby.
- Dále se předvyplní formulář přihlášky v okně Uchazeč podle údajů z webové přihlášky. Údaje je možno upravit. Založení přihlášky se dokončí tlačítkem OK.
Pro UK
- U Uchazečů-zaměstnanců UK, jsou-li ve webové přihlášce rozdílné hodnoty dotčených položek oproti evidenci v IS, znepřístupní se v okně "Přihláška evidované osoby" tlačítko pro nastavení aktualizace dat z přihlášky a data zůstanou taková, jaká jsou v IS.
- tlačítko pro nastavení aktualizace dat z přihlášky se zakáže pouze pro odstavce, kde se dotčené položky vyskytují.
- Např. je-li rozdílná trvalá adresa a telefon, je nepřístupné tlačítko pouze pro odstavec, kde jsou položky trvalé adresy. V odstavci s telefonními kontakty je tlačítko přístupné.